La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de una organización a través de diversas funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de una adecuada distribución y procedimientos de revisión.
COTIZACIÓN
Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.
REQUISITOSNombre de la empresa (en la que trabajas) Dirección de la misma Teléfonos (esto deja ver que es una empresa sería) Fecha Número o clave de cotización Nombre de la empresa (del cliente) Domicilio de la empresa (del cliente) Atención (Nombre de la persona o contacto cliente) Puesto ( puesto que ocupa dentro de la empresa) Presentación de la cotización(ESTIMADO:................... Por medio de este conducto le estamos enviando nuestro presupuesto por concepto del “ ........................ “) (Tabla de cotización) Partida Descripción Cantidad Unidad P/Unit Importe...1.........Articulo.................... Pza.......$2...........4
ORDEN DE COMPRA
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios encargados.
RequisitosLugar y fecha de emisión.· Nombre y número de orden del comprobante.· Nombre y domicilio.· Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.· Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".Formas de emisión· Original: Para el Vendedor.· Duplicado: Para el Comprador.Importancia· Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto· Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.
FACTURA DE VENTA
El comprador tiene derecho a exigir al vendedor la entrega de una factura donde indique el precio y su pago total o parcial (Art. 944 - Código de Comercio).Para efectos tributarios todas las personas naturales o jurídicas que sean comerciantes, ejerzan profesiones liberales o enajenen bienes o productos de la agricultura o ganadería deben expedir factura o documento equivalente.El decreto 1165 de 1996 reglamentó lo referente a la expedición de facturas.Requisitos de la factura de venta1. Estar denominada como factura de venta. (pre impreso).2. Apellidos y nombres o razón social del vendedor o prestador del servicio y NIT. (pre impreso).3. Apellidos y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.4. Numeración consecutiva (aprobada por la DIAN - pre impreso).5. Fecha de expedición.6. Descripción genérica o específica del bien o servicio.7. Valor total de la operación.8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (pre impreso).9. Indicar la calidad de agente retenedor del IVA.
DIFERENCIA ENTRE LA FACTURA DE VENTA Y
LA FACTURA DE COMPRA
''Factura de venta" es el documento que evidencia el traspaso de la propiedad del vendedor al comprador a cambio de un pago. Siempre la emite el vendedor, nunca el comprador. Algunos compradores preparan Orden de compra, pero eso no es una factura. "Factura de compra" puede ser una manera que usa el comprador para referirse a la factura de venta del artículo que compró.
REMISIÓN
La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede
responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión
servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.
La Nota de Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar
con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la
mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a
lo que se factura.Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado
de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una
constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder
facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.
La Nota de Remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de mercadería o de elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la operación que se llevó a cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.
REQUISICION
Es un documento electrónico o físico que se utiliza para realizar
un pedido de un bien o servicio que contiene las siguientes características:
características que contiene :
1 Lugar y Fecha
2 Nombre del solicitante
3 Departamento del solicitante
4 Centro de costos del solicitante
5 Número de proyecto
6 Nombre del artículo
7 Código o número del artículo
8 Cantidad solicitada
9 Proveedor o sugerencia del mismo
10 Fecha de entrega requerida
Características de concepción comunes
· Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no
debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la
aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es
importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas
de software de abastecimiento más populares en el mercado.
· Una requisición de compra no es una orden de compra y
por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe
ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor
de bienes o servicios.
HOJA DE INVENTARIO
El inventario es el documento más simple en contabilidad. Nos sirve para ver,
de forma general, con lo que cuenta la empresa para desarrollar su actividad.
Fundamentalmente se divide en tres puntos,
que son: activo, pasivo y capital. El activo es
todo lo que tiene la empresa que le genera dinero. El pasivo es todo lo que tiene la empresa que le genera pérdida de dinero.
Por ejemplo, un ordenador es un activo para una empresa ya que es una herramienta que ayuda a hacer el trabajo más rápido, y eso se traduce en más dinero. Un pasivo puede ser una deuda con un proveedor, ya que es algo que nos da pérdida; lo debemos.
El capital, por su
parte, es la diferencia entre todo el activo que posee la empresa y todo el pasivo que
tiene que soportar. Es un valor que nos dice el valor de una
empresa de forma muy general. En la práctica, se suele decir que el capital es
lo que la empresa realmente tiene.
Vamos a ver un inventario de ejemplo para que quede todo lo más claro
posible. Se tratará de un inventario muy simple para que no haya dificultades
en su comprensión:
INVENTARIO
1.- Activo
Ordenadores..................................2.000.000
Sillas..............................................120.000
Local.............................................. 5.000.000
Furgoneta........................................30.000.000
Total activo = 37.120.000
2.- Pasivo
Deuda con caja de ahorros.............8.000.000
Deuda con proveedores..................10.000.000
Total pasivo = 18.000.000
3.- Capital = 80.000.000
Como ves, los elementos del activo son herramientas con las que la empresa puede contar para seguir generando dinero. En cambio, los elementos del pasivo solo tienen razón de ser cuando son pérdidas lo que tiene que soportar la empresa. En el punto tres tenemos el capital, que sale de la diferencia del activo y el pasivo.
ORDEN DE PEDIDO
Una nota de pedido es un documento el
cual sirve para hacer la solicitud de un producto o servicio a una empresa. Se
trata de un documento el cual sirve como solicitud para verificar si el proveedor
puede abastecer un lote de productos con determinadas características: modelo,
calidad, cantidad, entre otras.Cabe señalar que este documento no es oficial y en ningún momento
compromete al vendedor de entregar esta mercancía, salvo que confirme estar en
la facultad de hacerlo.
Una nota de pedido contiene los siguientes datos:
· Fecha de emisión.· Nombre y domicilio del comprador.· Nombre y domicilio de la empresa.· Desglose de productos requeridos con características.· Número de orden (folio).· Forma de pago.· Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos).· Firma del comprador.· Firma del empleado autorizado. Las ordene de pedido se emiten en forma duplicada, la original se le hace llegar al vendedor quien deberá confirmar el pedido. La copia es retenida por el comprador y es para fines de información.
NOTA
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en las facturas, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.
Este comprobante generalmente se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.
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gracias
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